Ejercicio "B"

1.- Realiza una visita a una empresa con el fin de conocer los organigramas que tiene sobre el departamento de finanzas.
Con la información obtenida, la cual puedes complementar con una investigación en el Internet, elabora:

-Un organigrama general del departamento de Finanzas o un organigrama por cada área funcional del mismo

2.- Una vez elaborado el organigrama identifica las funciones de cada departamento y enlístalas en una forma breve.

FUNCIONES DEL GERENTE DE FINANZAS

Definición del Puesto:

Profesional responsable del mantenimiento de la fluidez y equilibrio financiero de la institución, a través de una estrecha supervisión del proceso de elaboración, seguimiento y control de ejecución presupuestal de los proyectos administrados por las áreas programáticas, y de las áreas de Contabilidad y Tesorería.
Ubicación Jerárquica:

La posición depende jerárquicamente de la Dirección Nacional y tiene a su cargo las unidades de Planeamiento y Presupuesto, Contabilidad y Tesorería (link organigrama)

Principales funciones:

· Responsable de la planificación, programación y control financiero y presupuestal de la Institución

· Miembro del Equipo Operativo, órgano de coordinación y toma de decisiones institucionales.

· Orienta y supervisa a las áreas programáticas en los temas de manejo y control presupuestal de los proyectos.

· Identifica y define, conjuntamente con las áreas programáticas los indicadores de costo-efectividad de los proyectos

administrados por la Institución.

· Supervisa el adecuado registro contable de las operaciones, y la emisión de información presupuestal para los clientes internos y externos.

· Administra el efectivo y los seguros contratados por la institución.

· Evalúa los aspectos económicos financieros que intervienen en los contratos con nuevos donantes, proveedores y clientes, y participa en las negociaciones para obtener los mejores términos para la institución.

· Coordina con CARE HQ sobre aspectos presupuéstales y financieros.

· Supervisa la emisión de información contable y presupuestal para CARE HQ.

Personal a su cargo:
· Jefe de Contabilidad

· Jefe de Tesorería

· Jefe de Planeamiento y Control Presupuestal

· Asistente Administrativo

· Mensajero/auxiliar de oficina

FUNCIONES DEL JEFE DE CONTABILIDAD

Definición del Puesto:

Profesional responsable de la administración del sistema contable de la organización, cuya función principal es proveer información financiera útil (objetiva, oportuna y relevante) para el seguimiento y control de los ingresos de fondos, y de la ejecución de gastos de los proyectos administrados por las áreas programáticas.
Ubicación Jerárquica:
La Unidad de Contabilidad es un órgano de línea de la Gerencia de Finanzas

Principales funciones:
· Responsable de organizar, dirigir y controlar el sistema de contabilidad de la Institución.
· Guía y supervisa las labores del personal de Contabilidad, de Lima y de las sedes regionales.
· Controla el movimiento de fondos por parte de tesorería, y su correcta contabilización.
· Apoya a los Analistas de Control de Proyectos de las áreas programáticas, en los aspectos contables.
· Supervisa el cumplimiento de las normas externas que en materia contable y tributaria dictaminen las autoridades competentes, coordinando sobre dichos aspectos con CARE HQ.
· Interpreta las disposiciones legales tributarias vigentes y asegura su correcta aplicación; supervisando la determinación y pago oportuno de los impuestos a cargo de la entidad.
· Supervisa la determinación y aplicación de las provisiones por gastos.
· Emite la información contable para CARE HQ y usuarios internos.
· Revisa y aprueba los reportes contables de la Institución.

FUNCIONES DEL JEFE DE TESORERIA

Definición del Puesto:

Profesional responsable de la administración del efectivo, cuya función principal es contribuir al mantenimiento de la fluidez y equilibrio financiero de la organización
Ubicación Jerárquica:
La Unidad de Tesorería es un órgano de línea de la Gerencia de Finanzas

Principales funciones:
· Responsable de la administración de los fondos disponibles propios y de los otorgados por los donantes.
· Revisa, consolida y distribuye los fondos para proyectos, solicitados por las sedes regionales, controlando la disponibilidad de recursos y su mejor utilización.
· Supervisa las labores del personal de tesorería, con relación al registro y control de los ingresos y egresos de caja-.
· 0Administra el manejo de las cuentas bancarias y supervisa los ajustes provenientes de la conciliación.
· Apoya a la Gerencia de Finanzas en la administración del flotante y de los excedentes temporales del efectivo.
· Vigila el cumplimiento de las obligaciones financieras y apoya la Gerencia de la administración de los seguros contratados por la entidad.
· Aprueba el pago de las obligaciones con proveedores de bienes y servicios
· Elabora el flujo de caja ejecutado y proyectado a corto plazo de la institución.
Personal a su cargo:
· 2 Asistentes de Tesorería.

FUNCIONES DEL JEFE DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

Definición del Puesto:
Profesional responsable de la formulación y control del presupuesto de la institución, y de brindar soporte técnico al proceso de elaboración, seguimiento y control de ejecución presupuestal de los proyectos administrados por las áreas programáticas.
Ubicación Jerárquica:
La posición depende jerárquicamente de la Gerencia de Finanzas, como unidad de Planeamiento y Presupuesto.

Principales funciones:
· Coordinar las actividades del Comité de Planeamiento y Negociación de Propuestas, y participar en los Equipos de Estructuración Contable y Diseño de Reportes, y de Determinación de Indicadores de Costo – Efectividad.
· Proponer a la Dirección, a través de la Gerencia de Finanzas, las políticas y directivas para el proceso de formulación y control presupuestal.
· Elaborar y difundir los formatos para la formulación y control presupuestal.
· Guiar y supervisar las tareas realizadas por los Analistas de Control de Proyectos, asistiéndolos en el proceso de seguimiento, control y reprogramación presupuestal.
· Consolidar y elaborar el presupuesto de gastos compartidos.
· Determinar, actualizar y difundir los índices de distribución de gastos compartidos.
· Coordinar con la Unidad de Contabilidad para la codificación del personal ingresante o decodificación del personal reasignado.
· Coordinar con CARE HQ la codificación de nuevos proyectos y difundir el PE en la organización.
· Emitir información presupuestal para CARE HQ
Personal a su cargo:
· Las analistas de control de presupuesto estará baja la supervisión de esta jefatura.

FUNCIONES DEL ANALISTA DE CONTROL DE PROYECTOS

Definición del Puesto:
Profesional cuya función principal es la de asistir a las áreas programáticas en el proceso de elaboración, seguimiento y control de ejecución presupuestal de los proyectos administrados.
Ubicación Jerárquica:
La posición depende jerárquicamente de la Gerencia de Programa al que fuere asignado, y funcionalmente de la Gerencia de Finanzas (Planeamiento y Presupuesto).

Principales funciones:
· Elaborar manuales de codificación y uso de fondos de los proyectos, que contemplen las normas y procedimientos establecidos por el Donante y CARE
· Capacitar al personal de programas en los temas de usos permitidos de fondos y codificación de los diferentes tipos de gastos.
· Efectuar seguimiento de los gastos y controlar que estos se ajusten a lo presupuestado.
· Asesorar a los coordinadores y/o representantes de proyectos en la evaluación y reprogramación presupuestal, y en la toma de decisiones para el optimo uso de los recursos.
· Ingresar al Sistema SCALA los ajustes de codificación contable necesarios, en función del análisis de la ejecución de gastos.
· Emitir los reportes financieros requeridos por el cliente interno, para el adecuado control de la ejecución de los proyectos; y por el cliente externo, en cumplimiento del compromiso establecido en el contrato o convenio suscrito.