Con la información obtenida, la cual puedes complementar con una investigación en el Internet, elabora:
-Un organigrama general del departamento de Finanzas o un organigrama por cada área funcional del mismo
2.- Una vez elaborado el organigrama identifica las funciones de cada departamento y enlístalas en una forma breve.
FUNCIONES DEL GERENTE DE FINANZAS
Definición del Puesto:
Profesional responsable del mantenimiento de la fluidez y equilibrio financiero de la institución, a través de una estrecha supervisión del proceso de elaboración, seguimiento y control de ejecución presupuestal de los proyectos administrados por las áreas programáticas, y de las áreas de Contabilidad y Tesorería.
Ubicación Jerárquica:
La posición depende jerárquicamente de la Dirección Nacional y tiene a su cargo las unidades de Planeamiento y Presupuesto, Contabilidad y Tesorería (link organigrama)
Principales funciones:
· Responsable de la planificación, programación y control financiero y presupuestal de la Institución
· Miembro del Equipo Operativo, órgano de coordinación y toma de decisiones institucionales.
· Orienta y supervisa a las áreas programáticas en los temas de manejo y control presupuestal de los proyectos.
· Identifica y define, conjuntamente con las áreas programáticas los indicadores de costo-efectividad de los proyectos
administrados por la Institución.
· Supervisa el adecuado registro contable de las operaciones, y la emisión de información presupuestal para los clientes internos y externos.
· Administra el efectivo y los seguros contratados por la institución.
· Evalúa los aspectos económicos financieros que intervienen en los contratos con nuevos donantes, proveedores y clientes, y participa en las negociaciones para obtener los mejores términos para la institución.
· Coordina con CARE HQ sobre aspectos presupuéstales y financieros.
· Supervisa la emisión de información contable y presupuestal para CARE HQ.
Personal a su cargo:
· Jefe de Contabilidad
· Jefe de Tesorería
· Jefe de Planeamiento y Control Presupuestal
· Asistente Administrativo
· Mensajero/auxiliar de oficina
FUNCIONES DEL JEFE DE CONTABILIDAD
Definición del Puesto:
Profesional responsable de la administración del sistema contable de la organización, cuya función principal es proveer información financiera útil (objetiva, oportuna y relevante) para el seguimiento y control de los ingresos de fondos, y de la ejecución de gastos de los proyectos administrados por las áreas programáticas.
Ubicación Jerárquica:
La Unidad de Contabilidad es un órgano de línea de la Gerencia de Finanzas
Principales funciones:
· Responsable de organizar, dirigir y controlar el sistema de contabilidad de la Institución.
· Guía y supervisa las labores del personal de Contabilidad, de Lima y de las sedes regionales.
· Controla el movimiento de fondos por parte de tesorería, y su correcta contabilización.
· Apoya a los Analistas de Control de Proyectos de las áreas programáticas, en los aspectos contables.
· Supervisa el cumplimiento de las normas externas que en materia contable y tributaria dictaminen las autoridades competentes, coordinando sobre dichos aspectos con CARE HQ.
· Interpreta las disposiciones legales tributarias vigentes y asegura su correcta aplicación; supervisando la determinación y pago oportuno de los impuestos a cargo de la entidad.
· Supervisa la determinación y aplicación de las provisiones por gastos.
· Emite la información contable para CARE HQ y usuarios internos.
· Revisa y aprueba los reportes contables de la Institución.
FUNCIONES DEL JEFE DE TESORERIA
Definición del Puesto:
Profesional responsable de la administración del efectivo, cuya función principal es contribuir al mantenimiento de la fluidez y equilibrio financiero de la organización
Ubicación Jerárquica:
La Unidad de Tesorería es un órgano de línea de la Gerencia de Finanzas
Principales funciones:
· Responsable de la administración de los fondos disponibles propios y de los otorgados por los donantes.
· Revisa, consolida y distribuye los fondos para proyectos, solicitados por las sedes regionales, controlando la disponibilidad de recursos y su mejor utilización.
· Supervisa las labores del personal de tesorería, con relación al registro y control de los ingresos y egresos de caja-.
· 0Administra el manejo de las cuentas bancarias y supervisa los ajustes provenientes de la conciliación.
· Apoya a la Gerencia de Finanzas en la administración del flotante y de los excedentes temporales del efectivo.
· Vigila el cumplimiento de las obligaciones financieras y apoya la Gerencia de la administración de los seguros contratados por la entidad.
· Aprueba el pago de las obligaciones con proveedores de bienes y servicios
· Elabora el flujo de caja ejecutado y proyectado a corto plazo de la institución.
Personal a su cargo:
· 2 Asistentes de Tesorería.
FUNCIONES DEL JEFE DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
Definición del Puesto:
Profesional responsable de la formulación y control del presupuesto de la institución, y de brindar soporte técnico al proceso de elaboración, seguimiento y control de ejecución presupuestal de los proyectos administrados por las áreas programáticas.
Ubicación Jerárquica:
La posición depende jerárquicamente de la Gerencia de Finanzas, como unidad de Planeamiento y Presupuesto.
Principales funciones:
· Coordinar las actividades del Comité de Planeamiento y Negociación de Propuestas, y participar en los Equipos de Estructuración Contable y Diseño de Reportes, y de Determinación de Indicadores de Costo – Efectividad.
· Proponer a la Dirección, a través de la Gerencia de Finanzas, las políticas y directivas para el proceso de formulación y control presupuestal.
· Elaborar y difundir los formatos para la formulación y control presupuestal.
· Guiar y supervisar las tareas realizadas por los Analistas de Control de Proyectos, asistiéndolos en el proceso de seguimiento, control y reprogramación presupuestal.
· Consolidar y elaborar el presupuesto de gastos compartidos.
· Determinar, actualizar y difundir los índices de distribución de gastos compartidos.
· Coordinar con la Unidad de Contabilidad para la codificación del personal ingresante o decodificación del personal reasignado.
· Coordinar con CARE HQ la codificación de nuevos proyectos y difundir el PE en la organización.
· Emitir información presupuestal para CARE HQ
Personal a su cargo:
· Las analistas de control de presupuesto estará baja la supervisión de esta jefatura.
FUNCIONES DEL ANALISTA DE CONTROL DE PROYECTOS
Definición del Puesto:
Profesional cuya función principal es la de asistir a las áreas programáticas en el proceso de elaboración, seguimiento y control de ejecución presupuestal de los proyectos administrados.
Ubicación Jerárquica:
La posición depende jerárquicamente de la Gerencia de Programa al que fuere asignado, y funcionalmente de la Gerencia de Finanzas (Planeamiento y Presupuesto).
Principales funciones:
· Elaborar manuales de codificación y uso de fondos de los proyectos, que contemplen las normas y procedimientos establecidos por el Donante y CARE
· Capacitar al personal de programas en los temas de usos permitidos de fondos y codificación de los diferentes tipos de gastos.
· Efectuar seguimiento de los gastos y controlar que estos se ajusten a lo presupuestado.
· Asesorar a los coordinadores y/o representantes de proyectos en la evaluación y reprogramación presupuestal, y en la toma de decisiones para el optimo uso de los recursos.
· Ingresar al Sistema SCALA los ajustes de codificación contable necesarios, en función del análisis de la ejecución de gastos.
· Emitir los reportes financieros requeridos por el cliente interno, para el adecuado control de la ejecución de los proyectos; y por el cliente externo, en cumplimiento del compromiso establecido en el contrato o convenio suscrito.